비전자문서는 전자로 등록하지 못한 수기형 자료를 의미합니다. 이는 전자시스템을 활용해서 공문으로 등록하지 않은 모든 문서를 포함합니다. 예를 들어, 팩스나 메일로 받은 문서나 서면으로 결재 받은 문서 등이 비전자문서에 해당합니다.
학교에서는 종이로 보관되는 문서도 많기 때문에, 반드시 보관해야 하는 서류들을 비전자문서로 등록하게 됩니다. 대표적으로는 다음과 같은 것들이 비전자문서로 등록됩니다.
- 종합일람표 출결 관련 서류 (결석계, 교외체험학습 서류 등)
- 학교폭력 관련 서류 (접수대장, 전담기구 회의록 등)
- 방과후학교 관련 서류 (채용, 지도일지 등)
- 개인정보 제공 동의서
- 보건일지 (보건실), 상담일지 (Wee클래스)
그 외 인력 채용과 관련된 서류 등 비전자문서 등록은 K-에듀파인 등의 시스템을 통해 이루어집니다. 이 과정에서 문서의 정보를 입력하고, 필요한 경우 스캔하여 첨부한 후, 저장하여 등록합니다. 이렇게 등록된 비전자문서는 문서등록대장에서 확인할 수 있습니다.
비전자문서 등록
- 비전자문서를 등록하는 방법은 다음과 같습니다:.
- K-에듀파인 또는 에듀파인에 접속합니다.
- 문서함 > 문서등록대장으로 이동합니다.
- 상단 메뉴에서 비전자문서등록을 클릭합니다.
K-에듀파인
klefedu.gbe.kr
필요한 정보를 입력합니다.
등록구분: 문서의 유형을 선택합니다. 대부분의 경우 '생산’을 선택합니다.
제목: 문서의 제목을 입력합니다.
과제카드명: 관련 과제카드를 선택합니다.
대국민 공개 여부: 대부분의 경우 '비공개’로 설정합니다.
첨부: 스캔한 파일을 추가합니다.
경로 정보를 입력합니다.
접수자: 비전자문서를 등록하는 본인의 이름을 입력합니다.
접수일자: 문서를 등록하는 날짜를 입력합니다.
업무 담당자: 해당 공문의 담당자를 입력합니다.
관리 정보를 입력합니다: 쪽수: 문서의 쪽수를 입력합니다.
모든 정보를 입력한 후 저장 버튼을 클릭하여 비전자문서를 등록합니다.
이렇게 등록된 비전자문서는 문서등록대장에서 확인할 수 있습니다. 비전자문서를 묶음으로 만들기 위한 표지 및 색인을 출력해야 합니다. 이는 K-에듀파인 > 업무관리 > 과제관리 > 나의과제에서 진 행할 수 있습니다.
비전자문서 등록은 학교에서 생산된 종이 문서를 비공개로 등록하고, 학교 종이 문서 관련 서류를 비전자문서로 등록하는 것을 의미합니다. 이 과정은 학교 운영과 관련된 내용들이기에 대부분 내부 결재로 설정됩니다.
비전자문서 소급등록
비전자문서를 소급등록하는 방법은 다음과 같습니다:
- K-에듀파인에 접속합니다.
- 문서함 > 문서등록대장으로 이동합니다.
- 상단 메뉴에서 비전자문서등록을 클릭합니다.
- 비전자소급등록을 클릭합니다. 이 때, 학교의 학년도와 K-에듀파인 시스템의 년도는 개념이 다르므로, 1~2월에는 소급등록을 해야합니다.
- 필요한 정보를 입력합니다:
- 등록구분: 문서의 유형을 선택합니다. 대부분의 경우 '생산'을 선택합니다.
- 제목: 문서의 제목을 입력합니다.
- 과제카드명: 관련 과제카드를 선택합니다.
- 대국민 공개 여부: 대부분의 경우 '비공개'로 설정합니다.
- 첨부: 스캔한 파일을 추가합니다.
- 경로 정보를 입력합니다:
- 접수자: 비전자문서를 등록하는 본인의 이름을 입력합니다.
- 접수일자: 문서를 등록하는 날짜를 입력합니다.
- 업무 담당자: 해당 공문의 담당자를 입력합니다.
- 관리 정보를 입력합니다:
- 쪽수: 문서의 쪽수를 입력합니다.
- 모든 정보를 입력한 후 저장 버튼을 클릭하여 비전자문서를 등록합니다.
이렇게 등록된 비전자문서는 문서등록대장에서 확인할 수 있습니다. 비전자문서를 묶음으로 만들기 위한 표지 및 색인을 출력해야 합니다. 이는 K-에듀파인 > 업무관리 > 과제관리 > 나의과제에서 진행할 수 있습니다.
비전자문서 소급등록은 학교에서 생산된 종이 문서를 비공개로 등록하고, 학교 종이 문서 관련 서류를 비전자문서로 등록하는 것을 의미합니다. 이 과정은 학교 운영과 관련된 내용들이기에 대부분 내부결재로 설정됩니다.
비전자문서 삭제
비전자문서를 삭제하는 방법은 다음과 같습니다
- 업무관리를 클릭합니다.
- 문서함을 클릭합니다.
- 문서등록대장을 클릭합니다.
- 잘못 등록된 비전자 첨부물 분리문서 이름을 입력한 후 엔터를 칩니다.
- 해당 문서를 선택합니다.
그러나, 비전자문서가 한 번 등록되면 수정만 가능하고, 삭제가 불가능 하기 때문에, 한 번 문서번호 가 등록되면 삭제되지 않으니 주의해서 등록해야합니다. 이 점을 유의해주시기 바랍니다.